„Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych” (dalej: Procedura zgłoszeń wewnętrznych) powstała w oparciu o ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. wdrażającą dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. w AIUT S.A.
Kto może dokonać zgłoszenia na podstawie „Procedury zgłoszeń wewnętrznych”?
Procedura dotyczy osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają informacje o Naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownika i pracownika tymczasowego; osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorcy; prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika; członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysty, wolontariusza, praktykanta. Postanowienia Procedury stosuje się również do Sygnalistów:
- których stosunek pracy lub inny stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki ma dopiero zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat Naruszeń uzyskali oni w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
- w przypadku, gdy dokonują oni zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji na temat Naruszeń, jakie uzyskali w ramach stosunku pracy, który już ustał.
Jaki jest zakres spraw objętych „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych”?
Zgłosić można naruszenie, którym jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.
Jak mogę dokonać zgłoszenia naruszenia o którym mowa powyżej?
Zgłoszeń przyjmowanych i obsługiwanych przez Osoby Upoważnione w Sekcji HR można dokonać za pomocą następujących kanałów zapewniających ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia (z wyjątkiem zgłoszeń, o których mowa w ust. 2, czyli dotyczących Sekcji HR), w tym:
- osobiście u ww. pracownika (osoby z zewnątrz organizacji powinny zgłosić się do Recepcji Aiut S.A. celem uzyskania dalszych instrukcji i wezwania ww. Osoby z Sekcji HR przez Recepcję),
- bezpośrednio na dedykowaną skrzynkę mailową - sygnalista@aiut.com
- pisemnie na adres siedziby AIUT S.A. (ul. Leona Wyczółkowskiego 113, 44-109 Gliwice) z dopiskiem „HR. Zgłoszenie Naruszenia”
Tylko i wyłącznie, jeżeli Zgłoszenie dotyczy Sekcji HR (identyfikujemy, że będą to wyłącznie sprawy dotyczące rekrutacji), Zgłoszenia przyjmuje i obsługuje upoważniony Pełnomocnik ds. Compliance za pomocą następujących kanałów zapewniających ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, w tym:
- osobiście u ww. pracownika (osoby z zewnątrz organizacji powinny zgłosić się do Recepcji Aiut S.A. celem uzyskania dalszych instrukcji i wezwania ww. Osoby z Biura Obsługi Prawnej i Compliance przez Recepcję);
- bezpośrednio na dedykowaną skrzynkę mailową - sygnalista.bop@aiut.com
- pisemnie na adres siedziby AIUT S.A. (ul. Leona Wyczółkowskiego 113, 44-109 Gliwice) z dopiskiem „Biuro Obsługi Prawnej i Compliance. Zgłoszenie Naruszenia”;
Czy Procedura zgłoszeń wewnętrznych dopuszcza zgłoszenia anonimowe?
Procedura nie dopuszcza możliwości dokonywania Zgłoszeń anonimowych (tj. bez podawania jakichkolwiek swoich wiarygodnych danych).
ZGŁASZANIE POZOSTAŁYCH NARUSZEŃ
Gdzie mogę zgłosić pozostałe naruszenia, a nie objęte powyższą Procedurą zgłoszeń wewnętrznych?
Grupa AIUT dopuszcza możliwość swobodnego zgłaszania nieprawidłowości dotyczących jej funkcjonowania. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wysłanie e-maila na adres whistleblowing@aiut.com
Zgłoszenie może dotyczyć każdego elementu obrotu gospodarczego, w tym sytuacji wewnętrznej Grupy AIUT (np. nieetycznych praktyk biznesowych, kwestii środowiskowych, łamania praw człowieka) i może zostać dokonane przez każdego uczestnika obrotu gospodarczego.
Czy po dokonaniu zgłoszenia będę objęty ochroną przed działaniami odwetowymi?
Niezależnie od wyboru kanału zgłoszeń, AIUT S.A. zobowiązuje się, że osoby dokonujące zgłoszenia nie poniosą negatywnych skutków zawodowych i/lub gospodarczych jako bezpośredniej konsekwencji dokonania zgłoszenia. Zdania poprzedniego nie stosuje się, jeżeli zgłoszenie okaże się być fałszywe i dokonane w złej wierze, przy czym w takim przypadku podejmuje się wyłącznie działania zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.