Polityka prywatności

Zgodnie z art. 13 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”) informujemy, że Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka – AIUT Sp. z o. o. z siedzibą w Gliwicach, ul. Wyczółkowskiego 113, 44-109 Gliwice, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 136839, NIP: 631-02-00-340, REGON: 271030123 (dalej „Administrator” lub „Spółka”), z którym można się skontaktować w następujący sposób:

  • listownie na adres siedziby,
  • poprzez wiadomość e-mail: odo@aiut.com.pl,
  • telefonicznie: +48 32 775 40 00.

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej przetwarzamy m. in. dane osobowe osób fizycznych będących:

  1. klientami i potencjalnymi klientami Spółki,
  2. dostawcami i potencjalnymi dostawcami towarów i usług,
  3. wspólnikami, pracownikami, zleceniobiorcami, przedstawicielami, pełnomocnikami, prokurentami lub osobami reprezentującymi klientów oraz dostawców towarów i usług (w tym również spółek prawa handlowego),
  4. użytkownikami formularza kontaktowego.

Administrator zapewnia, że zbiera i przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do zrealizowania celu, w którym zostały zebrane.

W zależności od celu oraz podstawy prawnej Spółka może przetwarzać m.in. wskazany poniżej zakres danych osobowych:

  1. dane identyfikacyjne, w tym w szczególności: imię i nazwisko,
  2. dane kontaktowe, w tym w szczególności: adres, numer telefonu, adres e-mail,
  3. dane zbierane i przetwarzane w związku z dochodzeniem praw i roszczeń oraz wypełnianiem obowiązków ciążących na Spółce,
  4. dane uwiecznione na nagraniach z monitoringu wizyjnego,

dane zbierane i przetwarzane dla celów marketingowych.

A) Jesteś klientem lub potencjalnym klientem Spółki:

  •  CEL: podejmowanie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: do chwili podjęcia decyzji w kwestii zawarcia lub odmowy zawarcia umowy, nie dłużej niż trzy lata od daty podjęcia przez Ciebie działania zmierzającego do zawarcia umowy;
  • CEL: realizacja umowy zawartej ze Spółką, w tym obsługa reklamacji, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit b) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: okres realizacji umowy zawartej ze Spółką, w tym okres realizacji obowiązków gwarancyjnych;
  • CEL: Ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa;
  • CEL: Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie fv, rozwiązanie umowy);
  • CEL: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w siedzibie Spółki, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: 6 ust. 1 lit. f) RODO; OKRES PRZETWARZANIA: 3 miesiące;
  • CEL: Marketing bezpośredni, co stanowi prawnie uzasadniony interes, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit f) RODO, OKRES: Do czasu zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych.

 

B) Jesteś dostawcą lub potencjalnym dostawcą towarów lub usług dla Spółki:

  •  CEL: podejmowanie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: do chwili podjęcia decyzji w kwestii zawarcia lub odmowy zawarcia umowy, nie dłużej niż trzy lata od daty podjęcia przez Ciebie działania zmierzającego do zawarcia umowy;
  • CEL: realizacja umowy zawartej ze Spółką, w tym obsługa reklamacji, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit b) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: okres realizacji umowy zawartej ze Spółką, w tym okres realizacji obowiązków gwarancyjnych;
  • CEL: Ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa;
  • CEL: Prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie fv, roz-wiązanie umowy);
  • CEL: Zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w siedzibie Spółki, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: 6 ust. 1 lit. f) RODO; OKRES PRZETWARZANIA: 3 miesiące;
  • CEL: składanie zapytań ofertowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: do czasu zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych.

 

C) Jesteś wspólnikiem, pracownikiem, zleceniobiorcą, przedstawicielem, pełnomocnikiem, prokurentem lub inną osobą występującą w imieniu klienta, potencjalnego klienta, dostawcy bądź potencjalnego dostawcy Spółki:

  •  CEL: podejmowanie działań przed zawarciem umowy na żądanie podmiotu, który reprezentujesz, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: do chwili podjęcia decyzji w kwestii zawarcia lub odmowy zawarcia umowy, nie dłużej niż trzy lata od daty podjęcia przez Ciebie działania zmierzającego do zawarcia umowy;
  • CEL: realizacja umowy zawartej przez Spółkę z podmiotem w którego imieniu występujesz, w tym realizacja obowiązków gwarancyjnych, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: Okres obowiązywania umowy, przez który działasz jako przedstawiciel klienta/dostawcy towaru lub usługi;
  • CEL: ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa;
  • CEL: prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, jeśli Państwa dane były podane w umowie lub innych dokumentach związanych z realizacją przez Spółkę obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności przepisach podatkowych i o rachunkowości, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz innymi przepisami szczególnymi, OKRES PRZETWARZANIA: Okres przechowywania dokumentacji księgowej i podatkowej wynikający z przepisów prawa (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym miało miejsce np. wystawienie fv, roz-wiązanie umowy);
  • CEL: zapewnienie bezpieczeństwa osób i mienia przy wykorzystywaniu monitoringu wizyjnego, rejestrującego wizerunek w siedzibie Spółki, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: 6 ust. 1 lit. f) RODO; OKRES PRZETWARZANIA: 3 miesiące;
  • CEL: składanie zapytań ofertowych i prowadzenie działań marketingowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Administratora, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: do czasu zgłoszenia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych.

 

D. Jesteś użytkownikiem formularza kontaktowego:

  •  CEL: obsługa zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem formularza kontaktowego, PODSTAWA PRAWNA: 6 ust. 1 lit. a) RODO; OKRES PRZETWARZANIA: okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie i ewentualne dalsze prowadzenie korespondencji;
  • CEL: ustalenie, dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, co stanowi prawnie uzasadniony interes przetwarzania danych przez Spółkę, PODSTAWA PRAWNA: art. 6 ust. 1 lit f) RODO, OKRES PRZETWARZANIA: okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa.
  1. KLIENCI I POTENCJALNI KLIENCI:
    Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Ciebie lub osoby upoważnionej albo ze źródeł publicznie dostępnych (w szczególności KRS i CEIDG). W przypadku gdy dane osobowe zbierane są ze źródeł publicznie dostępnych, Spółka zbiera Twoje dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe.
  2. DOSTAWCY ORAZ POTENCJALNI DOSTAWCY TOWARÓW I USŁUG:
    Dane pozyskiwane są bezpośrednio od Ciebie lub osoby upoważnionej albo ze źródeł publicznie dostępnych (w szczególności KRS i CEIDG). W przypadku gdy dane osobowe zbierane są ze źródeł publicznie dostępnych, Spółka zbiera Twoje dane osobowe: imię, nazwisko, nazwa firmy, adres, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe.
  3. PRZEDSTAWICIELE KLIENTÓW/DOSTAWCÓW TOWARÓW I USŁUG, OSOBY DO KONTAKTU:
    Dane pozyskiwane są od podmiotu, w imieniu którego występujesz lub bezpośrednio od Ciebie albo ze źródeł publicznie dostępnych. W przypadku gdy dane osobowe podawane są przez podmiot, w imieniu którego występujesz lub źródeł publicznie dostępnych, Spółka zbiera następujące dane Ciebie dotyczące: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe.
  4. UŻYTKOWNICY FORMULARZA KONTAKTOWEGO:
    Dane są pozyskiwane bezpośrednio od Ciebie za pośrednictwem formularza kontaktowego lub w ramach późniejszej wymiany korespondencji.

Dane osobowe przetwarzane w ramach świadczonych przez nas usług mogą być udostępnione:

  • naszym pracownikom oraz współpracownikom, którzy mogą mieć dostęp do Twoich danych w związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi;
  • jeżeli jest to uzasadnione ze względu na prowadzoną współpracę (np. w celu realizacji łączącej nas z Tobą umowy), także innym Spółkom należącym do grupy kapitałowej Administratora, którymi są: AIUT Inc. Century Drive, Suite 23, Greenville, SC 29607, USA, Aiut GmbH, Römerstraße 24, 84130, Dingolfing, Deutschland, AIUT Romania S.R.L. Strada Pieții 19, Sebeș 515800, Romania, AIUT Technologies LLP, Gala no 112, Millennium Plaza, Kurla Andheri Road, Sakinaka, 400072 Mumbai, India, Shenyang AIUT Automation Co., Ltd. 1-17-E1, No. 26-1, Huahai Road, Economic& Technical Development Zone, SHENYANG, Liaoning Province, P.R. China;
  • podmiotom, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych osobowych, w tym:
    • naszym dostawcom usług technicznych i organizacyjnych, w szczególności: podmiotom świadczącym usługi IT, dostawcom systemów informatycznych, firmom spedycyjnym i transportowym oraz podmiotowi świadczącemu usługi ochroniarskie,
    • innym podmiotom lub organom - w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa.

Twoje służbowe dane osobowe mogą być również przekazywane do państw trzecich tj. państw spoza Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jeżeli będzie tego wymagała realizacja umowy handlowej, której Ty albo podmiot, którego reprezentujesz jesteście stroną.

  1. KLIENCI I DOSTAWCY:
    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak odmowa ich podania będzie skutkowała brakiem możliwości wykonania umowy.
  2. POTENCJALNI KLIENCI I DOSTAWCY:
    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do podjęcia działań zmierzających do nawiązania relacji handlowych.
  3. PRZEDSTAWICIELE KLIENTÓW/DOSTAWCÓW TOWARÓW I USŁUG, OSOBY DO KONTAKTU:
    Jeżeli podajesz swoje dane osobowe bezpośrednio Spółce (w tym jej przedstawicielowi), ich podanie jest dobrowolne, ale potrzebne do realizacji przez nas umowy na rzecz podmiotu, w imieniu którego występujesz, w tym w szczególności w celu utrzymywania z Tobą kontaktu w związku z realizacją umowy zawartej z podmiotem, który reprezentujesz. W przypadku niepodania danych realizacja umowy może być utrudniona lub niemożliwa.
  4. UŻYTKOWNICY FORMULARZA KONTAKTOWEGO:
    Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić zrealizowanie zgłoszenia dokonanego za pośrednictwem formularza kontaktowego.

Wobec Twoich danych osobowych nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje (decyzje bez udziału człowieka), w tym Twoje dane nie będą podlegały zautomatyzowanemu profilowaniu.

Spółka umożliwia Ci skorzystanie z poniższych praw:

  1. dostępu do treści danych – jesteś uprawniony do uzyskania dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania ich kopii. Pierwsza kopia danych osobowych jest bezpłatna. Ponadto, przysługuje Ci prawo uzyskania informacji dotyczących w szczególności celu przetwarzania, kategorii przetwarzanych danych, informacji o odbiorcach, planowanym okresie przechowywania Twoich danych oraz przysługujących Ci prawach,
  2. sprostowania danych – jeśli Twoje dane, które przetwarzamy są nieprawidłowe, przysługuje Ci prawo żądania niezwłocznego ich sprostowania. Ponadto, w przypadku gdy posiadane przez nas dane są niekompletne, przysługuje Ci prawo żądania ich uzupełnienia,
  3. żądania przeniesienia danych osobowych – jeżeli przetwarzamy Twoje dane w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody masz prawo do żądania od nas wydania Ci dostarczonych nam danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także do dostarczenia tych danych innemu administratorowi,
  4. usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – prawo do usunięcia danych osobowych przysługuje Ci w przypadku, gdy zachodzi jedna z poniższych okoliczności:
  • jeżeli Twoje dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane (tj. wygasły podstawy prawne do ich przetwarzania),
  • został przez Ciebie wniesiony sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 1 RODO (uzasadniony szczególną sytuacją) wobec przetwarzania oraz Spółka nie posiada żadnych nadrzędnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania albo został przez Ciebie wniesiony sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 2 RODO (wycofanie zgody na marketing bezpośredni),
  • dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  • dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Spółka.

Prawo to jednak nie dotyczy danych w zakresie, w jakim są niezbędne do dochodzenia, ustalenia lub obrony naszych roszczeń bądź wywiązania się przez nas z prawnego obowiązku ich przetwarzania lub przechowywania wynikającego z obowiązującego prawa.

  1. e) ograniczenia przetwarzania danych – to prawo przysługuje Ci w następujących przypadkach:
  • jeżeli kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
  • przetwarzanie jest niezgodne z prawem a jednocześnie sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych,
  • Spółka nie potrzebuje już Twoich danych osobowych, ale jednocześnie są potrzebne Tobie, dla ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  • Został przez Ciebie wniesiony sprzeciw na podstawie art. 21 ust. 1 RODO, wyłącznie do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Spółki są nadrzędne wobec podstaw Twojego sprzeciwu.

Pomimo skorzystania ze wskazanego powyżej prawa, możemy przetwarzać Twoje dane w przypadku ustalenia, dochodzenia lub obrony przysługujących nam roszczeń,

  1. f) cofnięcia udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, których zgoda dotyczyła – w każdej chwili masz prawo cofnąć udzieloną nam zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych, jeżeli przetwarzanie określonych danych osobowych odbywało się na podstawie zgody. Cofnięcie zgody nie będzie wpływać na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem,
  2. g) wniesienie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 ust. 2 RODO) – możesz, w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego. W przypadku wniesienia sprzeciwu, o którym wyżej mowa, Spółka nie będzie mogła przetwarzać Twoich danych do realizacji ww. celu,
  3. h) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 ust. 1 RODO) – z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jeśli przetwarzamy je w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes. Po złożeniu sprzeciwu nie będziemy mogli przetwarzać danych osobowych opierając się na wyżej wymienionych podstawach przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania danych, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń,
  4. i) wniesienia skargi do organu nadzorczego– jeśli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego, którym jest obecnie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Informujemy ponadto, że przed realizacją ww. praw mamy obowiązek zweryfikować osobę występującą z żądaniem, jako podmiot, którego dotyczą dane osobowe objęte wnioskiem.

Spółka stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne by Twoje dane osobowe były bezpieczne, w tym zabezpiecza dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, ich utratą lub zniszczeniem. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Twoich danych osobowych w Spółce zostały wdrożone odpowiednie zabezpieczenia personalne, organizacyjne, techniczne (informatyczne) i fizyczne.

Jesteśmy uprawnieni do zmiany niniejszej Polityki prywatności. Zmiana zostanie podana do Twojej wiadomości poprzez zamieszczenie na naszej stronie internetowej lub w sposób zwyczajowo przyjęty przez Spółkę w kontaktach z klientami oraz dostawcami usług, w tym w szczególności za pośrednictwem wiadomości e-mail.