Zgłaszanie naruszeń prawa

„Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych” (dalej: Procedura zgłoszeń wewnętrznych) powstała w oparciu o ustawę o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. wdrażającą dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii z dnia 23 października 2019 r. w AIUT Sp. z o.o.

• Kto może dokonać zgłoszenia na podstawie „Procedury zgłoszeń wewnętrznych”?

Procedura dotyczy osób fizycznych, które zgłaszają lub ujawniają informacje o Naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownika i pracownika tymczasowego; osoby świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej; przedsiębiorcy; prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika; członka organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy; stażysty, wolontariusza, praktykanta. Postanowienia Procedury stosuje się również do Sygnalistów:

- których stosunek pracy lub inny stosunek prawny stanowiący podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki ma dopiero zostać nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat Naruszeń uzyskali oni w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

- w przypadku, gdy dokonują oni zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji na temat Naruszeń, jakie uzyskali w ramach stosunku pracy, który już ustał.

• Jaki jest zakres spraw objętych „Procedurą zgłoszeń wewnętrznych”?

Zgłosić można naruszenie, którym jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące korupcji; zamówień publicznych; usług, produktów i rynków finansowych; przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu; bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; bezpieczeństwa transportu; ochrony środowiska; ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; bezpieczeństwa żywności i pasz; zdrowia i dobrostanu zwierząt; zdrowia publicznego; ochrony konsumentów; ochrony prywatności i danych osobowych; bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej; rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych; konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

• Jak mogę dokonać zgłoszenia naruszenia o którym mowa powyżej?

1. Zgłoszeń przyjmowanych i obsługiwanych przez Osoby Upoważnione w Sekcji HR można dokonać za pomocą następujących kanałów zapewniających ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia (z wyjątkiem zgłoszeń, o których mowa w ust. 2, czyli dotyczących Sekcji HR), w tym:
   • osobiście u ww. pracownika (osoby z zewnątrz organizacji powinny zgłosić się do Recepcji Aiut Sp. z o.o. celem uzyskania dalszych instrukcji i wezwania ww. Osoby z Sekcji HR przez Recepcję),
   • bezpośrednio na dedykowaną skrzynkę mailową - sygnalista@aiut.com
   • pisemnie na adres siedziby AIUT sp. z o.o. (ul. Leona Wyczółkowskiego 113, 44-109 Gliwice) z dopiskiem „HR. Zgłoszenie Naruszenia”
2. Tylko i wyłącznie jeżeli Zgłoszenie dotyczy Sekcji HR (identyfikujemy, że będą to wyłącznie sprawy dotyczące rekrutacji), Zgłoszenia przyjmuje i obsługuje upoważniony Kierownik Biura Zarządu i Compliance za pomocą następujących kanałów zapewniających ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, w tym:
   • osobiście u ww. pracownika, (osoby z zewnątrz organizacji powinny zgłosić się do Recepcji Aiut Sp. z o.o. celem uzyskania dalszych instrukcji i wezwania ww. Osoby z Biura Zarządu i Compliance przez Recepcję);
   • bezpośrednio na dedykowaną skrzynkę mailową - sygnalista.mco@aiut.com
   • pisemnie na adres siedziby AIUT sp. z o.o. (ul. Leona Wyczółkowskiego 113, 44-109 Gliwice) z dopiskiem „Biuro Zarządu i Compliance. Zgłoszenie Naruszenia”;

• Czy Procedura zgłoszeń wewnętrznych dopuszcza zgłoszenia anonimowe?

Procedura nie dopuszcza możliwości dokonywania Zgłoszeń anonimowych (tj. bez podawania jakichkolwiek swoich wiarygodnych danych).

ZGŁASZANIE POZOSTAŁYCH NARUSZEŃ

• Gdzie mogę zgłosić pozostałe naruszenia, a nie objęte powyższą Procedurą zgłoszeń wewnętrznych?

Grupa AIUT dopuszcza możliwość swobodnego zgłaszania nieprawidłowości dotyczących jej funkcjonowania. Zgłoszenia dokonuje się poprzez wysłanie e-maila na adres whistleblowing@aiut.com

Zgłoszenie może dotyczyć każdego elementu obrotu gospodarczego, w tym sytuacji wewnętrznej Grupy AIUT (np. nieetycznych praktyk biznesowych, kwestii środowiskowych, łamania praw człowieka) i może zostać dokonane przez każdego uczestnika obrotu gospodarczego.

• Czy po dokonaniu zgłoszenia będę objęty ochroną przed działaniami odwetowymi?

Niezależnie od wyboru kanału zgłoszeń, AIUT Sp. z o.o. zobowiązuje się, że osoby dokonujące zgłoszenia nie poniosą negatywnych skutków zawodowych i/lub gospodarczych jako bezpośredniej konsekwencji dokonania zgłoszenia. Zdania poprzedniego nie stosuje się, jeżeli zgłoszenie okaże się być fałszywe i dokonane w złej wierze, przy czym w takim przypadku podejmuje się wyłącznie działania zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.