System zgłaszania inicjatyw i nieprawidłowości

Regulamin

System zgłaszania inicjatyw i nieprawidłowości Grupy AIUT

Celem Systemu zgłaszania inicjatyw i nieprawidłowości Grupy AIUT (dalej zwane Systemem Inicjatyw) jest zapewnienie możliwości swobodnego zgłaszania inicjatyw i nieprawidłowości dotyczących funkcjonowania Grupy AIUT, z jednoznacznym podkreśleniem rzetelnej ochrony zgłaszających przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.

1. Zgłoszenia w Systemie Inicjatyw może dokonać każdy uczestnik obrotu gospodarczego.
2. Zgłoszenie w Systemie Inicjatyw może dotyczyć każdego elementu obrotu gospodarczego, w tym sytuacji wewnętrznej Grupy AIUT (np. nieetycznych praktyk biznesowych, kwestii środowiskowych, łamania praw człowieka).
3. Zgłoszenia w Systemie Inicjatyw dokonuje się poprzez wysłanie e-maila na adres whistleblowing@aiut.com
4. Zgłoszenia można dokonać w sposób umożliwiający identyfikację zgłaszającego oraz anomimowo, przy czym z uwagi na informacje zawarte w ust. 11 zachęca się do dokonywania zgłoszeń anonimowych.
5. W celu dokonania zgłoszenia anonimowo, zgłaszający zobowiązany jest do samodzielnego założenia skrzynki e-mail o abstrakcyjnej nazwie na potrzeby dokonania zgłoszenia bądź dokonania zgłoszenia w inny dostępny technicznie sposób. Podkreśla się, z uwagi na automatyczne gromadzenie metadane, nie jest możliwe zapewnienie pełnej anonimowości, przy czym AIUT sp. z o.o.  oświadcza, że nie będzie wykorzystywał tych danych do ustalenia tożsamości zgłaszającego
6. Rozpatrywanie zgłoszenia odbywa się z pominięciem informacji czy zgłoszenie było dokonane jawnie czy anonimowo.
7. Zgłoszenia rozpatrywane są przez Zespół Systemu Inicjatyw (dalej zwany ZSI), którego aktualny skład podany jest na stronie internetowej AIUT sp. z o.o. Skład ZSI oraz jego liczebność może ulegać zmianie.
8. ZSI niezwłocznie podejmuje działania odpowiadające zgłoszeniu, a po zakończeniu czynności, informuje zgłaszającego o czynnościach podjętych wskutek zgłoszenia, wyciągniętych wnioskach i ewentualnych decyzjach. Informację do zgłaszającego przekazuje się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od otrzymania zgłoszenia na adres e-mail z którego dokonano zgłoszenia. Zgłaszający, jeżeli jest taka potrzeba oraz wyrazi na to zgodę, może zostać włączony w proces rozpatrywania zgłoszenia.
9. Osoby dokonujące zgłoszenia nie mogą ponieść negatywnych skutków zawodowych i/lub gospodarczych jako bezpośredniej konsekwencji dokonania zgłoszenia, tj. wymierzonych w nich, jako dokonujących zgłoszenia. Zdania poprzedniego nie stosuje się, jeżeli zgłoszenie okaże się być fałszywe i dokonane w złej wierze, przy czym w takim przypadku podejmuje się wyłącznie działania zgodne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
10. Członkowie ZSI prowadzą rejestr zgłoszeń, w którym zawierają co najmniej informacje o zgłoszeniu i podjętych w związku z nim czynnościach, wnioskach i decyzjach oraz informacje dotyczące interwencji, o których mowa w ust. 11 oraz w uzasadnionych przypadkach, doraźnie, nie rzadziej niż raz na 12 miesięcy, podejmują czynności weryfikujące skuteczność zmian wynikających z podjętych decyzji w ramach postępowania ze zgłoszeniem.
11. Grupa AIUT podkreśla, że oprócz członków Zespołu Systemu Inicjatyw, w uzasadnionych przypadkach, np. z uwagi na wystąpieniem awarii, konieczność dokonania interwencji w przypadku ataku hakerskiego, działania uzasadnione koniecznością ochrony mienia Grupy AIUT czy wynikające z obowiązków względem organów publicznych, dostęp do skrzynki pocztowej, o której mowa w ust.3, zgłoszenia i danych z nim związanych, w tym danych zgłaszającego, mogą mieć osoby trzecie, w tym odpowiedzialne za bezpieczeństwo informacji i/lub zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu informatycznego w Grupie AIUT.
12. Osobom, o których mowa w ust. 11 zakazuje się ujawnienia informacji o zgłoszeniach oraz danych umożliwiających identyfikację zgłaszającego innym osobom trzecim, chyba że zgłaszający wrazi na to zgodę w formie dokumentowej bądź wynika to z przepisów prawa powszechnie obowiązującego.
13. Jeżeli jest to prawnie i technicznie możliwe, osoby, o których mowa w ust. 11, inne niż członkowie ZSI, zobowiązane są przekazania członkom ZSI informacji o konieczności podjęcia interwencji, która może spowodować dostęp do danych dotyczących zgłoszenia i zgłaszającego z odpowiednim wyprzedzeniem. W przypadku braku możliwości przekazania informacji wyprzedzająco, przekazuje się niezwłocznie. Wykryte niezgłoszone interwencje zgłasza się Zarządowi AIUT sp. z o.o. celem podjętych odpowiednich kroków względem osób, które je dokonały.